Come gran parte di Italia anche Ariadne Digital si è messa in Smartworking.

Da Lunedì i nostri sviluppatori e designer si sono ritagliati uno spazio nelle loro case per poter allestire un ufficio di emergenza. Qualcuno era già attrezzato, qualcuno ha rimediato in fretta, ma per la natura del nostro lavoro il passaggio non è stato poi così traumatico. Tra sistemi di chat e videoconferenza (con qualche incursione a sorpresa di figli portatori di richieste inderogabili!) direi che abbiamo trovato presto una nuova routine.

C’è però una parte essenziale del nostro lavoro di designer che si fonda sulla collaborazione e lo scambio di idee in presenza: il workshop. Come possiamo riorganizzare i nostri workshop di allineamento, di ideazione, di mapping, a distanza e garantendo la stessa efficacia? L’occasione di sperimentare questa nuova modalità ci si è presentata subito. Per martedì 10 Marzo avevamo programmato un workshop di allineamento e codesign per un nuovo progetto in partenza in queste settimane.

La settimana scorsa avevamo già preparato la scaletta, messo a punto le diverse attività e definito i canvas da utilizzare durante il workshop, che eravamo sicuri di fare in presenza. Nel weekend è arrivata la notizia della chiusura dell’intera Lombardia e quindi lunedì, per non fermare il progetto, abbiamo riorganizzato il workshop in modo che potesse essere fatto da remoto.

Preparazione

Fortunatamente il workshop prevedeva la partecipazione di poche persone con un cliente che conosciamo e con cui già collaboriamo. Quale migliore occasione per sperimentare questa modalità?

I tool

Avevamo già guardato in passato alla possibilità di fare workshop da remoto che potessero coinvolgere clienti distribuiti sul territorio nazionale e internazionale. In particolare avevamo fatto delle prove interne usando principalmente Mural. Dopo una ricerca in rete su consigli e tool da utilizzare (in particolar modo l’esaustivo post di Therese Fessenden sul sito del Nielsen Norman Group) abbiamo optato per Google Meet per la conferenza e Miro come lavagna condivisa. A differenza di Mural, Miro ha un piano gratuito con un numero di partecipanti illimitato. Con Mural avremmo avuto una prova gratuita per 30 giorni.

Le attività

Il workshop era composto da diverse fasi, ma 3 in particolare erano quelle più importanti e che prevedevano la collaborazione e il contributo attivo dei partecipanti:

• condivisione delle informazioni sul progetto
• definizione dello user journey
• codesign di una delle pagine critiche del sito

Research summary canvas

Per la condivisione delle informazioni di progetto da qualche mese abbiamo messo a punto come team un canvas che ci permette di raccogliere in un unico foglio le informazioni principali:

• Obiettivi
• KPI
• Personas e bisogni
• Insights principali della ricerca
• Requisiti minimi
• Vincoli

E’ uno strumento che si sta rivelando molto valido per raccogliere e condividere le informazioni che guideranno la fase di ideazione e che dovranno essere a portata di mano per tutto il progetto. Non sostituiscono la documentazione generale, ma costituiscono un valido vademecum da tenere a portata di mano.

Quando lo utilizziamo nei workshop prepariamo un foglio A3, o meglio un poster, dove collaborativamente inseriamo i post it nelle diverse sezioni.

Per la versione da remoto abbiamo pre-compilato il canvas con le informazioni in nostro possesso su obiettivi e KPI, in modo da accelerare questa fase. Poi abbiamo chiesto ai partecipanti di mettere un post-it virtuale con le loro considerazioni su requisiti minimi e vincoli. Infine abbiamo creato un post-it per ogni personas e indagato i principali bisogni.

Dopo un iniziale smarrimento per l’utilizzo di un'interfaccia nuova direi che questa fase è andata avanti in maniera abbastanza scorrevole e i partecipanti hanno contribuito attivamente mettendo i loro post it.

User journey

L’attività prevedeva di costruire il journey di uno degli utenti nel portale dall’atterraggio sulla home fino all’uscita. Per ogni attività abbiamo creato un post it e li abbiamo messi in ordine temporale. In questa fase il contributo attivo dei partecipanti si è un po’ perso, abbiamo individuato insieme i diversi step ma concretamente solo le persone del team di design li hanno posizionati sul journey.

Co-design

Nel codesign abbiamo deciso di mantenere l’aspetto più pratico ed analogico: ogni partecipante ha disegnato su un foglio la sua proposta, l’ha fotografata e me l’ha inviata. Io ho caricato le immagini, ho dato il tempo ad ognuno per guardarle in silenzio e mettere dei commenti ed infine le abbiamo analizzate insieme per arrivare ad una versione comune. Questa, che era la parte che ci preoccupava di più, si è rivelata quella che ha funzionato meglio, probabilmente perché ha attivato maggiormente tutti i partecipanti.

Cosa abbiamo imparato

Tutto sommato il nostro primo workshop da remoto è stato un successo: abbiamo ottenuto le informazioni di cui avevamo bisogno per proseguire, quindi l’obiettivo principale è stato raggiunto.

Ma ci sono sicuramente molte cose da migliorare.

1. Il contatto visivo. Nella videoconferenza le nostre videocamere erano spente, questo ci ha permesso sicuramente di risparmiare banda ma ha aumentato il senso di straniamento e credo che abbia reso le persone meno “presenti”.
2. Gestione dei tempi. Rispetto alla scaletta iniziale siamo andati un po’ lunghi, nonostante avessimo previsto del tempo extra per introdurre l’interfaccia di Miro. I tempi si sono allungati anche per interruzioni non previste. Credo sia necessario sottolineare a tutti i partecipanti, nella fase organizzativa, come questo sia un workshop a tutti gli effetti e che quindi necessiti di allocare tempo e spazio come se fossimo nella stessa stanza
3. Coinvolgimento delle persone. Questa è la sfida principale, quello che funziona nei workshop in presenza è avere dei partecipanti attivi e concentrati su quello che stiamo facendo insieme. Stando a casa è molto più facile distrarsi e perdere il filo del discorso. Credo che questo problema possa solo essere mitigato ma non risolto completamente.

Alcune delle soluzioni che vorremmo sperimentare nei prossimi workshop sono:

• accendere la videocamera
• assegnare dei compiti individuali
• fare più attività sul foglio a casa per poi condividerle con gli altri
• dare ritmi più serrati

Credo che questo sarà il primo di una lunga serie di workshop da remoto, avremo modo quindi di sperimentare ancora e migliorare. Ci auguriamo solo che i prossimi non siano costretti da una emergenza sanitaria ma dalla possibilità di allargare le nostre opportunità di lavoro.